会议策划之会议席次设计

在会议策划中,坐席的分布设置有很多中,不同的坐席设计也适用于不用的会议,现在,会议客的小编就带您一起来看看吧! 

一、单双中心灵活运用

原则上,参会领导数为奇数时,主席台或内圈主席台侧采用单中心设计,为偶数时,采用双中心设计。

在党委系统召开的会议中,若参会领导数为偶数,往往采用座位居中设置,两侧一边略紧、一边略松的方式实现两端视觉平衡,如果会场是固定桌椅无法移动,则采用单边空位的方式。

二、上级会议结合主题

上级单位来本级单位召开现场工作会,不能简单根据带队领导和本级单位领导级别来安排席次,因为无论带队领导级别高低都表示上级单位,席次设计需要结合会议主题。

例如,上级单位以工作组、巡查组的形式,来检查工作、听取汇报、反馈情况等,会议席次一般设计为“双方对坐式”,便于汇报工作。又如,上级单位来人较少且是调研类会议,可以采用“同侧平坐式”,便于听取了解情况。

三、涉外会议双方对等 

国内会议以左为尊,而涉外会议则以右为尊。对涉及多个国家表示的座谈会,尽量采用“双方对等式”,充分体现尊重和平等对话,切忌把排位靠后的国家表示安排在“回字形”两侧。

以成都市外国领事机构及驻蓉商协会专题座谈会为例,党政主要领导、有关领导与多国驻蓉领事相向而坐,安排外国驻蓉商协会和部分部门坐“回字形”两侧。

四、多方会议尊重客方

当多地或多类别客人来访并出席同一个会议时,会议席次设计往往比较棘手,不妨转变思路,把主动权交由客方,很多问题就迎刃而解。下面以成都市纪念“5·12”汶川特大地震10周年对口援建感恩致谢座谈会为例来说明。

参加本次会议的为上海、重庆、福建等对口援建省(市)领导带队的各20余人的表示团,主办方成都市领导、有关省市部门负责同志、灾后受援地党政主要负责同志出席会议。内圈、后排人员如何安排,是本次会议席次设计的难点。因各表示团人员组成和级别不一致,我们打破以级别入座排序的惯性思维,确定以主办方出席市领导和省直部门人数为基数,将其安排在内圈一侧,并将另一侧名额平均分给三个省(市)表示团,希望对方提供的内圈入座名单均含带队领导和时任援建领导,其他人员自行确定。然后按照省市排位和领导级别编排内圈座位,在内圈后方宽松设置三列,按省市排位每列安排一个表示团。

四、签约合作注重仪式

签约合作会议需注重仪式感,其会场包括主席台区域和台下区域。主席台区域通常设置背景板、签约席和发言席等,需标示地标,分类制作并提前发放站位图。要着重考虑双方证签人的站位,既相对宽松又不能产生距离感,既兼顾整体拍摄效果,也要考虑后方背景板距离、LED屏易发热等问题。签约席居中设置、简洁大气,前后距离适中,既不能太靠近证签人使签约人入座后产生压迫感,也不能相距太远使得整体效果显得离散。台下区域可采用两种方式。

一种适用常规签约议程。采用“对称课桌式”会场,面向主席台设置左右主宾双方,中间保留单通道。

另一种适用座谈签约议程。采用“U字形课桌式”会场,主席台去掉发言席,台下区域将会议桌布置为“U字形”,两个长边安排签约双方领导,均设置话筒,长边后方坐各自随行人员,短边不安排座位,开口上方距离签约席有一定距离,签约席应居于开口中心且比短边更宽。“U字形课桌式”会场布置适合签约双方座谈交流或发言人较多的情况,可以避免主持人、发言人频繁上场的情况发生。

五、表彰会议突出表示

表彰会议中的参会表示和会议主题密切相关,会议席次设计要体现对表示的尊重。

一是主席台就座。例如,在庆祝开放40周年大会上,受表彰的表示被特地安排在主席台,当工作人员宣读表彰名单时配合镜头特写、少先队员献花等设计安排,可谓会议席次精致考量的典范。

二是台下居中居前就座。如果场地有限或受表彰表示不适合台上就座,台下就座就要考虑居中居前,按每轮领奖人员数量设置就座区域座位,方便其上下场出入,安排工作人员做好引导和现场控制,以确保会议庄严肃穆。

六、会议转换衔接

一个会场连续召开两场会议或会议期间需要参会人员身份转变,可能会出现现场席次调整的情况,需提前预演参会人员调整动线,安排工作人员引导配合。

例如,上级电视电话会议结束后紧接着召开本级会议进行工作安排部署,需要引导领导从台下前排到主席台就座,安排工作人员同时做好主席台座牌、茶水摆放和前排座牌回收、椅凳齐整等工作。又如,全会候补委员递补为委员,为体现党内平等,台下委员无论职务高低,席次可按照姓氏笔画从左至右提前预留递补的委员空位,适当加宽前后排间距,会议期间,配合主持词,工作人员摆放委员座牌、引导递补的委员入座、回收候补委员座牌并齐整椅凳。

七、特殊情况“屈尊”靠边

参会人员有相对特殊性时,会议席次设计上也需统筹安排。

例如,参会表示年纪较大或受邀表示行动不便需轮椅进出时,通常考虑将其安排在端头方便出入的位置,且前后排间距相应加宽,并在工作人员席出入方便位置安排相应服务人员。又如,参会人员出现特殊情况希望坐靠边的位置时,可安排在相对原来座位排位靠后的端头位置。 

以上就是本次小编为您介绍的在会议策划中七种常见的会议席次设计,上海会议客是” 励博会展旗下会议服务品牌;励博公司成立2006年,是上海老牌的会务公司;一站式解决会议各项需求;具有丰富的会议接待、活动执行经验;本地的一手资源、反应快捷、价格公道;欢迎活动公司同行合作;